简论文件控制的意义

（白静）

在我公司贯彻的QEO管理体系中，文件和资料的控制是其它要素得以实施的基础和前提，是QEO体系文件化、程序化的平台。

一、标准对文件的资料控制的要求

GB/T19001-2000《质量管理体系要求》4.2.3“文件控制    质量管理体系所要求的文件应予以的控制……”、GB/T24001-1996《环境管理体系、规范及使用指南》4.4.5“文件控制    组织应建立并保持一套程序，以控制本标准的要求的所有文件……”、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系》4.4.5“文件和资料控制    组织应建立并保持程序、控制本标准的所要求的所有文件和所有资料……”等内容明确规定应对与体系有关的文件和资料进行控制。因为有效的、充分的、适宜的文件和资料对体系实施起着重要的指导作用，是体系得以有效实施的重要因素，据此我公司已制定了《文件控制程序》以确保公司QEO管理体系文件和资料的编制、审批、分发、撤回、更新、标识得到有效的控制，以最终确保QEO管理体系的有效运行和公司综合管理水平的提高，现在我们又将文件和资料的控制延伸到了对行政文件的控制。

二、文件和资料的控制现状

质量、环境、职业健康安全三个管理体系对文件和资料控制的要求是一致的。我公司1998年就在同行业中率先通过了质量管理体系认证，经过多年的运行，文件和资料控制已被多数人理解并有效运用到实际工作中。但由于多种原因，目前还存在一些差强人意的地方。

1.束之高阁、敬而远之。这是形式主义的表现，仅以为公司下发的文件和资料应该保存完整，可收到后不是认真组织、学习、宣传、贯彻、落实，而是交由“铁将军”看管，只有等公司或其他组织检查该项工作时才让其“重见天日”，造成用来规范工作的文件和资料“身在深闺人未知”，却还认为对文件资料做到了妥善保管。

2.不以为然、随手摆放。这是自身素质不够、组织纪律性差，对公司下发的各类工作指令不屑一顾，自认为只要自己去做经理交办的具体工作，其它工作做否也就无所谓了。

3.如获珍宝、悄然收藏。这是自私和不负责任的表现，觉得工作努力与否无所谓，公司下发的文件和资料自己以后或许能用到，便对文件和资料大肆收藏，这也是公司虽然质量管理体系贯标多年却少有完整的成套的资料的深层原因。

三、文件和资料控制的意义

GB/T19001-2000《质量管理体系要求》4.2.3 d“确保在使用处可获得使用文件的有关版本”和GB/T24001-1996《环境管理体系、规范使用指南》、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》4.4.5“文件和资料便于查找”、4.4.5C“凡对……体系有效的运行具有关键作用的岗位都可得到有关文件（和资料）的现行版本”等内容都说明进行文件和资料的控制是为了确保与体系有关的岗位可以得到且使用时便于查找，换言之，就是与体系运行的有关的部门都应得到相关文件和资料，并应积极组织学习、领会其内涵。文件的保存应做到便于查找且不易丢失。

公司下发的文件和资料既对当前的工作具有指导意义，又是检验过去工作的重要依据，文件和资料的积累是公司QEO管理体系持续改进、日益完善的根本保障，是确保QEO管理体系有效运行和提高公司综合管理水平的重要途径。因此，认真执行CX(QEO)-4-01《文件控制程序》的意义是重大而深远的。